Excel กับ GRC Platform ต่างกันอย่างไร? ถึงเวลาหรือยังที่องค์กรควรเปลี่ยน

หลายองค์กรเริ่มต้นการบริหารความเสี่ยงด้วย Excel เพราะใช้งานง่าย คุ้นเคย และไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

แต่เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น จำนวนความเสี่ยง เอกสาร การตรวจประเมิน และข้อกำหนดต่าง ๆ เพิ่มขึ้น การใช้ Excel อาจกลายเป็นข้อจำกัดที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการบริหารจัดการโดยไม่รู้ตัว

บทความนี้จะพาไปเปรียบเทียบระหว่าง Excel และ GRC Platform เพื่อช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้ว่าถึงเวลาที่ควรเปลี่ยนหรือยัง

Excel และ GRC Platform คืออะไร?

1.Excel เป็นเครื่องมือสำหรับจัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลในรูปแบบตาราง หลายองค์กรนำมาใช้สำหรับ

• จัดทำ Risk Register
• บันทึกผล Risk Assessment
• ติดตาม Action Plan
• จัดเก็บข้อมูล Audit Finding
• จัดทำรายงานผู้บริหาร

GRC Platform GRC ย่อมาจาก Governance, Risk Management และ Compliance

เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อบริหารความเสี่ยง การกำกับดูแล และการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยเฉพาะ ตัวอย่างฟังก์ชันที่มักมีใน GRC Platform

• Risk Register
• Risk Assessment
• Risk Matrix
• Internal Audit
• Corrective Action (CAR)
• Compliance Management
• Dashboard ผู้บริหาร
• Workflow และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ

เปรียบเทียบ Excel กับ GRC Platform

ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อใช้ Excel

1. ข้อมูลกระจัดกระจาย แต่ละหน่วยงานมีไฟล์ของตนเอง ทำให้ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน

2. ไม่รู้ว่าไฟล์ไหนคือเวอร์ชันล่าสุด หลายองค์กรมีไฟล์ชื่อ

• Risk_Register_Final.xlsx
• Risk_Register_Final_V2.xlsx
• Risk_Register_Final_V2_Rev1.xlsx

จนไม่สามารถระบุได้ว่าไฟล์ใดเป็นข้อมูลล่าสุด

3. ติดตาม Action Plan ได้ยาก ต้องใช้ Email หรือโทรศัพท์ติดตามผู้รับผิดชอบเป็นรายบุคคล

4. Audit ย้อนหลังลำบาก

ใช้เวลาค้นหาเอกสารและหลักฐานจำนวนมาก

5. พนักงานลาออก ความรู้หายตามคน

ไฟล์สำคัญมักถูกเก็บอยู่ในเครื่องหรือโฟลเดอร์ส่วนตัวของผู้รับผิดชอบ

เมื่อไรที่องค์กรควรเปลี่ยนจาก Excel เป็น GRC Platform

สัญญาณที่บ่งบอกว่าองค์กรควรเริ่มพิจารณา GRC Platform

• มีความเสี่ยงมากกว่า 50 รายการ
• มีหลายหน่วยงานที่ต้องประเมินความเสี่ยง
• มีการตรวจประเมินภายในเป็นประจำ
• มีมาตรฐาน ISO 27001,ISO 42001,ISO9001, ISO20000-1
• ต้องติดตาม CAR/CAPA จำนวนมาก
• ผู้บริหารต้องการ Dashboard แบบ Real-Time
• ใช้เวลามากในการรวบรวมรายงาน

หากองค์กรมีปัญหาเหล่านี้มากกว่า 3 ข้อ การลงทุนใน GRC Platform อาจให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่ากว่าการใช้ Excel ต่อไป

GRC Platform ช่วยอะไรได้บ้าง?

GRC Platform สามารถช่วยให้องค์กร

• รวมข้อมูลความเสี่ยงไว้ในระบบเดียว
• ลดการทำงานซ้ำซ้อน
• ติดตาม Action Plan อัตโนมัติ
• แจ้งเตือนผู้รับผิดชอบเมื่อใกล้ครบกำหนด
• สร้าง Dashboard สำหรับผู้บริหาร
• รองรับการตรวจประเมินและการ Audit
• สนับสนุนการดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO